ایجاد برگه لیست محصولات بسته بندی شده

ایجاد برگه‌های بسته‌بندی (Packing List - Packing Slip) بخشی رایج از فرآیند بسته‌بندی است. این برگه سندی است که حاوی اطلاعات مهم مربوط به اقلام داخل بسته می‌باشد. این اطلاعات شامل جزئیات محصول ، وزن و ابعاد محصول ، تعداد محصولات داخل بسته و ... است.

به طور کلی ، برگه بسته‌بندی تمام جزئیات مربوط به هر مرسوله را در خود دارد و یک ابزار مهم برای ساده کردن فرآیند حمل و نقل است. برگه پس از آماده شدن به بخش حمل و نقل ارسال می‌شود تا به آنها کمک کند مرسوله را با تمام اقلام ذکر شده در آن آماده کنند.

برنامه Packing List Generator  این فرآیند را سریع و آسان‌ می‌کند.

گیرنده هنگام دریافت سفارش ، محصولات را با برگه لیست بسته‌بندی بررسی و مطمئن می‌شود که تمام اقلام را دریافت کرده است.

آیتم‌های خاصی است که باید در برگه لیست لحاظ شود ، مانند شماره سند ، شرح کالا، واحدها، وزن ، تاریخ و ....

 اکثر شرکت‌ها از نرم افزار اکسل برای تهیه ‌برگه لیست بسته‌بندی استفاده می‌کنند. اکثر اوقات این برگه‌ها غیر استاندارد بوده و شامل اطلاعات مهم نیست و طراحی حرفه‌ای ندارند. علاوه بر این ، وارد کردن اطلاعات هر بار از ابتدا بسیار زمان‌بر است.

چرا به جای استفاده از الگوهای ساده اکسل به برنامه Packing List Generator نیاز دارم؟

این ابزار می‌تواند به دلایل زیر مناسب باشد:

حرفه‌ای و با ساختار خوب: لیست بسته‌بندی زیبا و مرتب وجهه شرکت شما را بهبود می‌بخشد. همچنین شامل تمام موارد لازمی است که چیزی را فراموش نکنید.

صرفه‌جویی در زمان هنگام ایجاد برگه جدید: این ابزار پایگاه داده جداگانه‌ای برای محصولات شما دارد که امکان می‌دهد به جای تایپ ورودی‌ها ، آنها را انتخاب کنید. شما تنها بخش پایگاه داده خود را به‌روز نگه دارید و در چند ثانیه برگه‌های جدید تهیه کنید!

ذخیره برگه‌های ایجاد شده قبلی: آیا تا به حال فکر کرده‌اید کالاهایی که به مشتری X تحویل داده‌اید شامل چه چیزهایی است؟ به جای مرور چندین سند ، می‌توانید آنها را در یک پایگاه داده ذخیره و بررسی و پیگیری‌های بعدی را انجام دهید. علاوه بر این ، این برنامه ویژگی‌های مفید دیگری از جمله خروجی برگه با فرمت  PDF، اختصاص و ذخیره شخصی که برگه بسته‌بندی را ایجاد کرده و ... دارد. 

برنامه از 3 بخش اصلی تشکیل شده است:

• پایگاه داده (محصول ، گیرنده و فرستنده)
• ایجاد برگه لیست بسته‌بندی
• ذخیره برگه و پیگیری

مراحل کار به این صورت است:

محصولات ، گیرنده و ارسال کننده را در پایگاه داده مربوطه وارد می‌کنید > برگه‌ را ایجاد می‌کنید > برگه‌های ایجاد شده را در بخش ردیابی برای تجزیه و تحلیل‌های بعدی ذخیره می‌کنید.

آشنایی با بخش‌های مختلف برنامه

1- پنل مدیریت

در این بخش آیکن‌هایی برای دسترسی به بخش‌های مختلف برنامه تعبیه شده است. این بخش همچنین شامل اطلاعاتی در رابطه با تعداد کل ارسال‌ها و تعداد ارسال‌های محصول مورد نظر می‌باشد.

لیست سه محصول پر‌فروش هم در قسمت پایین داشبورد نمایش داده خواهد شد.

در قسمت تنظیمات ، پالت رنگی جهت تطبیق رنگ قسمت‌های مختلف برگه با رنگ غالب لوگوی شرکت شما در نظر گرفته شده است.

کافی است شماره رنگ غالب لوگوی شرکت را در قسمت مشخص شده وارد کنید تا در قسمت‌های مربوطه اعمال شود. با کلیک روی عبارت "تغییر لوگو" نیز می‌توانید لوگوی شرکت خود را با لوگوی موجود جایگزین کنید.

در قسمت تنظیمات همچنین می‌توانید لیست افراد مسئول بسته‌بندی و واحدهای مورد استفاده در برگه را ویرایش کنید.

با کلیک دکمه "ایجاد برگه" به بخش ایجاد برگه‌های لیست بسته‌بندی منتقل خواهید شد.

2- ایجاد برگه لیست محصولات

1-1 دکمه‌های این بخش

ایجاد PDF: با این دکمه می‌توانید از برگه خود با فرمت PDF خروجی بگیرید. برنامه به صورت خودکار برخی از کنترل‌ها ، مانند بررسی شماره سند منحصر به فرد، تاریخ ، وزن کل و ... را قبل از ایجاد PDF انجام می‌دهد. فراموش نکنید که فایل PDF را در پوشه مربوطه در رایانه خود ذخیره کنید.

ذخیره لیست: این دکمه داده‌های برگه را به بخش ردیابی ارسال می‌کند تا بتوانید به سوالاتی مانند چه چیزی/ چه زمانی/ چگونه و... مربوط به مشتری خاصی را پیگیری کنید.

تنظیم مجدد: این دکمه تمام اطلاعات موجود در فرم لیست محصولات را حذف و آن را برای یک برگه جدید آماده می کند. 

2-1 - سایر موارد

بارکد: برگه شامل بارکد کد 39 است که به عنوان کد 3 از 9 شناخته شده و پر استفاده‌ترین بارکد است و می‌تواند توسط هر بارکد خوانی , اسکن شود. این بارکد 26 حرف بزرگ ، 10 رقم و 7 کاراکتر خاص را می‌تواند رمزگذاری کند.

شماره سند: از این شماره جهت ذخیره و ردیابی برگه‌ها در بخش ردیابی استفاده می‌شود. برای اینکه بتوانید برگه‌های جداگانه را از یکدیگر تشخیص دهید، باید در هر برگه‌ای که ایجاد می‌کنید از یک شماره سند منحصر به فرد استفاده کنید. می‌توانید شماره سند را به صورت دستی در قسمت بالای فرم بنویسید یا روی دکمه «تولید خودکار» کلیک کنید تا به سرعت یک شماره جدید ایجاد کنید (همچنین می‌توانید پیشوند شماره سند را تغییر دهید)

شخص مسئول: می‌توانید شخص مسئول بسته‌بندی را در قسمت پیگیری ثبت کنید تا بتوانید بعدا مشخص کنید که چه کسی این برگه را ایجاد کرده است. (لیست افراد مسئول را در قسمت تنظیمات بخش پنل مدیریت می‌توانید اضافه یا حذف کنید)

درج محصول: وقتی روی ردیف اول ستون توضیحات کلیک می‌کنید ، می‌توانید محصول مورد نظر را از لیست کشویی انتخاب کنید. تمام اطلاعات مرتبط با محصول انتخاب شده با توجه به داده‌هایی که در بخش پایگاه داده وارد می‌کنید ، به طور خودکار ظاهر می‌شود.

راهنما: می‌توانید راهنمای قسمت‌های مختلف برگه را با استفاده از دکمه‌های رادیویی تعبیه شده در قسمت بالا سمت راست برگه ، نشان دهید/مخفی کنید.

یادداشت و دستورالعمل: این قسمت یک فیلد متنی در قسمت پایین برگه است که در آن می‌توانید یادداشت‌های اضافی جهت راهنمایی مشتری را ثبت کنید.

3 - بخش پایگاه داده محصولات 

با کلیک دکمه "محصول" در بخش پنل مدیریتی به پایگاه داده محصولات منتقل خواهید شد.

توضیحات محصول: ستون توضیحات در لیست کشویی موجود در بخش ایجاد برگه (همانطور که در تصویر زیر نشان داده شده است) استفاده می‌شود. در ستون اطلاعات می‌توانید هر داده‌ای در رابطه با محصول درج کنید. اگر پیوندهای صفحات وب را در اینجا قرار دهید، این پیوندها به عنوان پیوندهای قابل کلیک در PDF ایجاد شده ظاهر می‌شوند.

واحد – وزن واحد – یکای وزن: این اطلاعات به صورت خودکار هنگام انتخاب محصول مربوطه در بخش ایجاد برگه ظاهر می‌شود. 

4 - پایگاه داده گیرنده/فرستنده

اطلاعات گیرندگان و ارسال کننده‌ها را در قسمت پایگاه داده آنها به طور جداگانه درج می‌کنید. پس از آن ، می‌توانید اطلاعات گیرنده/فرستنده را با استفاده از لیست کشویی در بخش ایجاد برگه لیست بسته‌بندی انتخاب کنید.

5 - پیگیری ارسال ها

هر بار که برگه جدیدی ایجاد می‌کنید ، برنامه به شما اطلاع می‌دهد که داده‌ها را در بخش پیگیری ثبت کرده‌اید:

بخش پیگیری چنانچه می‌خواهید برگه‌های ایجاد شده قبلی ، شخص مسئول ، اقلامی که ارسال کرده‌اید و ... را بررسی کنید، مفید خواهد بود.

 برنامه Packing List Generator برنامه‌ای تحت اکسل است و همانطور که هست ارائه می‌شود.

اگر به شخصی سازی گزارش‌های خود نیاز دارید ، لطفا به بخش سفارش فایل مراجعه کنید.

آیا می‌خواهید:

• برنامه‌های قدرتمند و انعطاف پذیر با اکسل ایجاد کنید.
• فرصت های شغلی جدید کسب کنید.

کتاب‌های معرفی شده ، راهنمای گام به گام جامع و عملی برای افرادی است که (مانند شما) می‌خواهند به این اهداف برسند.