ایجاد داشبورد مدیریتی با اکسل

امروزه مشاغل و سازمان‌های مختلف که برخی چندان هم بزرگ نیست به جمع‌آوری و ذخیره اطلاعات ، بیشتر از گذشته روی آورده‌اند. وظیفه مدیران این سازمان‌ها این است که از این داده‌ها در تصمیم‌گیری استفاده کنند ، اما آنها نمی‌توانند داده‌ها را به صورت خام بررسی کنند.

هوش‌تجاری (BI) فرآیند تبدیل داده‌های خام به اطلاعات مفید است و می‌تواند به یک سازمان کمک کند تا فرصت‌های کاهش هزینه و ناهنجاری‌ها را شناسایی ، فرصت‌های جدید کسب و کار را کشف و گزارش‌های کاملا مفید ارائه کند. هوش تجاری مدتهاست که به نوعی وجود داشته است. اما اخیرا افزایش کیفیت و دسترسی به ابزارهای BI به محبوبیت آن افزوده است. این ابزارها ، همراه با دسترسی گسترده به داده‌ها ، به محیطی دامن زده است که به نظر می‌رسد همه در حال ایجاد داشبورد هستند. داشبورد سازوکاری است که اطلاعات تجاری را به صورت گرافیکی ارائه می‌دهد.
در این بین اکسل نیز در حال تبدیل شدن به استانداردی برای ابزارهای BI است. مایکروسافت سرمایه‌گذاری زیادی در زمینه ابزارهای BI اکسل و ابزارهای خارج از اکسل کرده است. این شرکت خانواده ابزارهای  PowerBI ( PowerQuery ، PowerPivot و PowerBI) را ایجاد کرده و نمودارهای بیشتری به آن اضافه کرده است. نرم افزاری که روزگاری بسیار تخصصی بود به ویژگی اکسل تبدیل شده و در دسترس همه قرار گرفته است. در گذشته برای دریافت داده‌ها و ابزارهای ایجاد داشبورد شاید به IT project نیاز بود. اکنون ، احتمالا همه آن را در رایانه خود دارند و در مرکز این ابزارها اکسل قرار دارد ، نرم افزاری که احتمالا فارغ از نوع شغل خود قبلا استفاده کرده‌اید.

اگرچه بسیاری از مدیران فناوری اطلاعات ایده استفاده از اکسل به عنوان ابزار BI را قبول ندارند ، اما اکسل ذاتا بخشی از نمونه کارهای ابزار BI سازمانی است. خواه مدیران فناوری اطلاعات علاقه‌ مند به تأیید آن باشند یا خیر ، بیشتر تجزیه و تحلیل داده‌ها و گزارش‌گیری در تجارت امروز با استفاده از صفحه گسترده اکسل انجام می‌شود.

شما چند دلیل مهم برای استفاده از اکسل به عنوان بستری برای ایجاد داشبورد و گزارش‌های خود دارید از جمله:

• آشنایی با ابزار: در اکسل تبحر دارید. در یک فرآیند گزارش اکسل ، کاربران شما زمان کمتری برای کشف نحوه استفاده از ابزار و زمان بیشتری برای بررسی داده‌ها صرف می‌کنند.
•  انعطاف پذیری داخلی: در اکثر داشبوردهای سازمانی ، قابلیت انجام تجزیه و تحلیل خارج از نمایه‌های از پیش تعریف شده ، یا غیرفعال است یا در دسترس نیست. در اکسل ، ویژگی‌هایی مانند جداول محوری ، فیلترهای خودکار و کنترل‌های فرم به شما امکان می‌دهد مکانیزمی ایجاد کنید که مخاطبان را در یک نما قفل نکند و از آنجا که می‌توانید چند برگه در یک فایل داشته باشید ، می‌توانید به مخاطبان خود فضا بدهید تا در صورت لزوم ، تحلیل جانبی خود را انجام دهند.
• توسعه سریع: ایجاد قابلیت‌های گزارشگیری در اکسل می‌تواند شما را از منابع و محدودیت‌های زمانی بخش فناوری اطلاعات رها کند. با اکسل نه تنها می‌توانید مکانیزم های گزارش را سریعتر توسعه دهید همچنین انعطاف‌ دارید تا سریعتر با نیازهای تغییر یافته سازگار شوید.
•  قابلیت اتصال قدرتمند و خودکار سازی داده‌ها: با زبان برنامه‌نویسی بومی و مدل شیء قوی اکسل می‌توان برای اتوماسیون پردازش‌ها و حتی اتصال به منابع مختلف داده استفاده کرد. با چند تکنیک پیشرفته ، می‌توانید اکسل را به مکانیزم گزارش‌گیری تبدیل کنید که عملا به تنهایی اجرا می‌شود.
•  مقرون به صرفه بودن: در بیشتر شرکت‌ها ، بودجه برای رایانه‌ها و سرورهای جدید محدود است ، چه رسد به اینکه بودجه بسته‌های گران قیمت ابزارهای BI را تامین کنید. برای این شرکت‌ها ، استفاده از مایکروسافت آفیس مقرون به صرفه‌ترین روش برای ارائه ابزارهای اصلی گزارشگیری مشاغل است بدون آنکه به کاربرد و عملکرد آن خدشه وارد کنید.

بیشتر ما عادت نداریم درباره اکسل متفاوت فکر کنیم ، عادت کرده‌ایم که اکسل را به عنوان یک پلتفرم تک بعدی با مجموعه‌ای از قابلیت‌های ثابت مشاهده کنیم. این دیدگاه باعث شده تا داشبورد و مدل‌هایی بسازیم که کند و ناخوشایند باشد ، اما لازم نیست اینگونه باشد. این کتاب نحوه کار را به شما می‌آموزد. اما این کار از طریق یک سری کلیک یا حفظ مطالب کتاب اتفاق نخواهد افتاد. در واقع ، به خاطر سپردن همه مطالب این کتاب به شما کمکی نخواهد کرد. برای تسلط بر تکنیک‌های این کتاب ، باید یاد بگیرید که خلاقانه و متفاوت فکر کنید. شما باید مایل و حتی شجاع باشید که محدودیت‌های اکسل را به چالش بکشید.
در این کتاب به شما نشان می‌دهیم که چگونه می‌توانید اکسل را به ابزار BI شخصی خود تبدیل کنید. با استفاده از چند نکته اصلی و برخی از قابلیت‌های جدید BI که مایکروسافت در اکسل قرار داده است ، می‌توانید از گزارش داده‌ها با جداول ساده به ایجاد داشبورد‌های معنی‌دار که همه را به خود جلب می‌کند برسید.
سطح این کتاب متوسط و پیشرفته است. این کتاب به شما کمک نمی‌کند سنجه‌های صحیح داشبورد خود را انتخاب کنید ، اما به شما کمک می‌کند آنها را به بهترین شکل ممکن ارائه دهید. این کتاب ضمن اینکه به جداول‌ محوری ، فرمول‌ها و ... پرداخته به نحوه استفاده مناسب از آنها نیز می‌پردازد. به خاطر داشته باشید  مهمترین مهارت این است که بتوانید در مورد مشکلات متفاوت فکر کنید.
این کتاب یک سفر است و شما در آغاز کار هستید. راه پیش رو طولانی است ، اما اگر ادامه دهید در خدمت شما خواهد بود.

دریافت خلاصه کتاب (کلیک کنید)

نحوه تنظیم فصول کتاب
فصول کتاب به چهار قسمت تقسیم شده است. اگرچه فصل‌ها را با توالی نسبتا منطقی تنظیم کرده‌ایم می‌توانید آنها را به هر ترتیبی که می‌خواهید مطالعه کنید.

منابع استفاده شده در کتاب

قسمت اول: شروع با داشبوردهای اکسل
فصل1: مبانی طراحی داشبورد
فصل2: چگونه در اکسل یک داشبورد ایجاد کنیم
فصل3: فرمول‌ها
فصل4: مفاهیم پیشرفته فرمول‌ها 
فصول قسمت اول آنچه را که برای شروع ایجاد یک داشبورد در اکسل لازم است ، معرفی می‌کند.

فصل1 شما را با انواع داشبورد و گزارش‌ آشنا می‌کند ، برخی از مفاهیم"مصورسازی" را تعریف و مراحل آماده‌سازی یک پروژه موفق را بیان می‌کند. اصول "مصورسازی" این فصل برای کسانی است که در ایجاد داشبورد تازه‌کار هستند. در این فصل ، نحوه استفاده از عناصری مانند رنگ ، متن و نحوه انتخاب نوع نمودار برای داده‌هایی که می‌خواهید ارائه دهید را بیان می‌کنیم. فصل2 مفهوم ساختار داده و طرح آن را به شما نشان می‌دهد تا بتوانید یک مدل داده موثر ایجاد کنید که پایه و اساس داشبورد یا گزارش شما است. در این فصل با بهترین روش‌های تنظیم داده‌های منبع داشبورد ، لایه‌های تجزیه و تحلیل و ارائه ، استفاده از توابع اکسل برای ارائه داده‌ها آشنا می‌شوید. خصوصا براساس اصول مصورسازی داده‌ها که در فصل1 ذکر شده است ، در مورد بایدها و نبایدها ، تمرکز خواهیم کرد. در فصول3 و4 در مورد چگونگی استفاده از فرمول‌ها ، متفاوت از آنچه که قبلا دیده‌اید ، بحث خواهد شد.

مصورسازی داده: نمایش تصویری مقادیر عددی را "مصورسازی داده" (Data Visualization) می‌نامند. در این شیوه ، اطلاعات و داده‌ها ، به واسطه تصاویر و شکل‌ها ، قابل نمایش شده و بیننده قادر به درک سریع‌تر و بهتر اطلاعات نهفته در داده‌ها خواهد شد.
مصورسازی داده اولین گام در مراحل تجزیه و تحلیل داده‌ها در "علم داده" (Data Science) محسوب می‌شود. 

قسمت دوم: ایجاد عناصر اصلی داشبورد
فصل5: آرایش جداول داده 
فصل6: استفاده از ویژگی Sparkline اکسل
فصل7: تکنیک‌های مصورسازی بدون نمودار 
فصل8: جداول محوری اکسل
فصول قسمت دوم بر چگونگی استفاده حداکثری از عناصری که داشبورد را تشکیل می‌دهد ، متمرکز است و برخی از ابزارهای مصورسازی غیر نموداری را معرفی می‌کند. 

فصل5 شما را با برخی از روش‌های اساسی در زمینه طراحی جداول اکسل آشنا می‌کند. فصل6 نشان می‌دهد که چگونه می‌توانید از ویژگی Sparkline اکسل استفاده کنید. فصل7 به تکنیک‌های مختلفی که می‌توانید بدون استفاده از نمودارها برای مصورسازی داده‌ها استفاده کنید ، می‌پردازد. در فصل8 شما را با جداول محوری آشنا و بررسی می‌کنیم که چگونه این ویژگی اکسل می‌تواند نقش اساسی در ارائه‌های مبتنی بر اکسل داشته باشد و چگونه می‌تواند قابلیت‌های تحلیلی داشبورد شما را افزایش دهد. 

قسمت سوم: ایجاد اجزای پیشرفته داشبورد
فصل9: کار با سری نمودارها
فصل10: قالب بندی و سفارشی کردن نمودار‌ها
فصل11: استفاده از نمودارهای محوری
فصل12: نمودارهایی که روند را نشان می‌دهد
فصل13: گروه بندی داده‌ها 
فصل14: نمایش عملکرد در مقابل هدف
فصول قسمت سوم پایه‌ای محکم در مصورسازی داده‌ها با استفاده از نمودارهای اکسل را برای شما فراهم می‌کند.

در فصل9 در مورد نمودارها به تفصیل بحث می‌کنیم و مطالعات موردی را برای انواع مختلف نمودار ارائه می‌دهیم. فصل10 به تکنیک‌های قالب‌بندی نمودار که به شما امکان می‌دهد نمودارهای سفارشی متناسب با نیازهای متمایز خود بسازید می‌پردازد. در فصل11 با نمودارهای محوری اکسل آشنا می‌شوید. فصل12 نمودارهایی را برای نمایش داده‌هایی که با گذشت زمان تغییر می‌کند نشان می‌دهد.
در فصل13 چگونگی استفاده بهینه از نمودارها برای گروه‌بندی داده‌ها در نماهای معنی‌دار را بررسی می‌کنیم. سرانجام ، فصل14 برخی از تکنیک‌های نمودار را نشان می‌دهد که می‌تواند به شما در نمایش و سنجش عملکرد در برابر اهداف کمک کند.

قسمت چهارم: فنون گزارشگیری پیشرفته
فصل15: افزودن کنترل‌های تعاملی به داشبورد 
فصل16: شارژ داشبورد با ماکرو
فصل17: افزودن تعامل باSlicer  های جدول محوری
فصل 18 : استفاده از مدل داده داخلی اکسل 
فصل 19 : ایجاد داشبورد پیشرفته با جداول محوری و Slicer ها 
در قسمت چهارم نگاهی عمیق به برخی از مفاهیم اصلی داشبورد خواهیم داشت که می‌توانید برای ایجاد یک داشبورد پیشرفته استفاده کنید.

فصل15 روی تکنیک‌هایی تمرکز دارد که می‌تواند به شما کمک کند تا مراحل گزارش خود را به صورت خودکار انجام دهید و برای مخاطبین خود یک رابط کاربری تعاملی آماده کنید. فصل16 درک روشنی از نحوه استفاده از ماکرو برای شارژ و خودکارسازی سیستم‌های گزارشگیری شما فراهم می‌کند. فصل17 به شما نشان می‌دهد که چگونه Slicer ها قابلیت فیلتر کردن تعاملی را به گزارش شما اضافه می‌کند. در فصل 18 در مورد ویژگی مدل داده داخلی اکسل بحث خواهد شد و در فصل19 با استفاده از مطالب ارائه شده در فصول قبل یک داشبورد پیشرفته ایجاد خواهیم کرد.