تهیه برگه لیست بسته‌بندی (Packing List - Packing Slip) بخشی رایج از فرآیند بسته‌بندی است. این برگه سندی است که حاوی اطلاعات مهم مربوط به اقلام داخل بسته است. این اطلاعات شامل جزئیات محصول ، وزن و ابعاد محصول ، تعداد محصولات داخل بسته و ... است.
در دنیای دیجیتال امروزی ، خریداران به صورت آنلاین خرید و رسید پرداخت را به صورت آنلاین دریافت می‌کنند حتی به تاریخچه کامل خرید خود به صورت آنلاین دسترسی دارند. اما ، توجه زیادی به برگه‌های لیست بسته‌بندی (Packing List - Packing Slip) نمی‌کنند. ممکن است این برگه برای آنها سندی ساده یا حتی بی‌معنی به نظر برسد. اما در واقعیت ، برگه لیست بسته‌بندی نقش مهمی هم برای خریدار و هم برای فروشنده دارد.
برگه بسته بندی چیست؟
تهیه برگه‌های لیست بسته‌بندی بخشی رایج از فرآیند بسته‌بندی است. این برگه ، حاوی اطلاعات مهم مربوط به اقلام داخل بسته است. این اطلاعات شامل جزئیات محصول ، وزن و ابعاد محصول ، تعداد محصولات داخل بسته و ... است. خریدار هنگام دریافت محصولات ، سفارش خود را با برگه لیست بسته‌بندی بررسی و مطمئن می‌شود که تمام اقلام را دریافت کرده است.
برگه لیست بسته‌بندی در مقایسه با فاکتور
برگه لیست بسته‌بندی و فاکتور ماهیت مشابهی دارند ، اما هر کدام اهداف متفاوتی دنبال می‌کنند. برگه لیست بسته‌بندی به معنای دریافت کالا توسط خریدار یا گیرنده است. ولی فاکتور یک سند مالی حاوی اطلاعاتی مانند قیمت فروش محصول ، شرایط پرداخت یا پیش پرداخت و تاریخ است.
برگه لیست بسته‌بندی و فاکتور هر دو برای اهداف مختلف استفاده می‌شود. فاکتور برای شخصی است که مسئولیت پرداخت قیمت محصول را بر عهده دارد. برگه لیست بسته‌بندی مربوط به گیرنده محصول می‌باشد. در واقع ، گیرنده محصول می‌تواند پرداخت کننده قیمت کالا نیز باشد. با این حال ، اگر محصولی را برای شخص دیگری خریداری کنید ، فاکتور را دریافت می‌کنید و تحویل گیرنده نیز برگه لیست بسته‌بندی را دریافت می‌کند.
الگوی برگه لیست بسته بندی
برنامه Packing List Generator الگوی آماده تحت نرم افزار اکسل است که می‌توانید از اینجا دریافت کنید. این ابزار آماده می‌تواند به منسجم‌تر شدن و حرفه‌ای‌تر جلوه دادن برگه‌های لیست بسته‌بندی شما کمک کند.
جزئیاتی که می‌توان در برگه‌های لیست بسته‌بندی درج کرد به شرح زیر است:
- تاریخ سفارش
- نام و آدرس خریدار
- نام و آدرس گیرنده
- لیست اقلام سفارش داده شده
- لیست اقلام موجود در بسته
- لیست اقلامی که در بسته‌بندی جداگانه ارسال می‌شود
- مقدار و وزن اقلام
- نام شرکت و اطلاعات تماس
چرا برگه‌های لیست بسته‌بندی مهم هستند؟
برگه لیست بسته‌بندی تمام جزئیات مربوط به محصول سفارش داده شده توسط مشتری را دارد:
بررسی تکمیل بودن محصولات سفارش شده
در انجام تجارت الکترونیک ، بررسی مهم است. قبل از اینکه بسته‌بندی را مهر و موم کنید و برچسب بزنید ، باید بررسی کنید که همه محصولات داخل بسته قرار گرفته‌اند. در صورت سفارش‌های متعدد ، تعداد محصولات باید دقیق باشد. برگه لیست بسته‌بندی اقلام سفارش داده شده و موجود در بسته را منعکس می‌کند. به محض اینکه سفارش تأیید شد، برگه لیست بسته‌بندی را می‌توان روی بسته چاپ و برای ارسال آماده کرد.
رهگیری سفارش
بسته به اندازه سفارش و محصولات ، ممکن است یک سفارش به مرسوله‌های جداگانه تقسیم شود. گاهی اوقات همه اقلام در یک انبار نیستند. این اقلام از انبارهای مختلف تهیه و بنابراین جداگانه ارسال می‌شوند. اگر این اتفاق بیفتد، برگه لیست بسته‌بندی به فروشنده و خریدار در ردیابی سفارشات با ممرسوله‌های مختلف کمک می‌کند.
تایید دریافت سفارش کامل
برگه‌های لیست بسته‌بندی به شناسایی اقلام مفقودی کمک می‌کند و اطمینان حاصل می‌شود که خریدار همه چیز سفارش داده شده را دریافت کرده است. در واقع می‌توان به این برگه به عنوان یک کاغذ ضبط فکر کنید که باید همراه با محصول ارسال شود. اگر محصولات در بسته‌های متعدد ارسال شوند ، خریدار به راحتی می‌تواند در صورت وجود ، نادرستی‌ها را بررسی کند.
شناسایی محصولات آسیب دیده
برگه‌های لیست بسته‌بندی به شناسایی اقلام آسیب‌دیده در بسته کمک می‌کند – چه کل بسته در حین حمل و نقل آسیب دیده باشد چه اقلامی حین حمل شکسته شود. مواردی از این دست اغلب اتفاق می‌افتد ، اما خریدار می‌تواند با در دست داشتن برگه لیست بسته‌بندی ، شکایت و مشکل بازپرداخت را تسریع بخشد.
برآورد ارزش حمل و نقل
در ارسال‌های بین المللی ، گمرک معمولا از برگه‌های لیست بسته‌بندی برای تخمین ارزش اقلام ارسالی استفاده می‌کند. با این حال ، گمرک معمولا یک فاکتور تجاری حاوی توضیحات محصول ، ارزش ، آدرس فروشنده و خریدار و شرایط پرداخت و تحویل را برای ترخیص بسته ترجیح می‌دهد.
صرف نظر از نحوه رسیدگی به انجام سفارش ، برگه لیست بسته‌بندی یکی از راه‌های مدیریت و برآورده کردن انتظارات مشتری است.