فاکتورها ستون فقرات سیستم حسابداری مشاغل کوچک هستند. یک فاکتور به مشتری شما می‌گوید که چقدر به شما بدهکار است ، چه زمانی پرداخت می‌شود و چه خدماتی ارائه کرده‌اید.
فاکتورها برای اهداف مختلفی استفاده می‌شود:
- درخواست پرداخت به موقع از مشتریان
- پیگیری فروش و مدیریت امور مالی
- ردیابی موجودی محصولات
- پیش‌بینی فروش آینده با استفاده از سابقه فروش‌های انجام شده
- ثبت درآمد کسب و کار برای پرونده‌های مالیاتی
در فاکتور چه مواردی باید درج شود؟
یک فاکتور حرفه‌ای در عین ارائه تمام جزئیات خدمات ارائه شده و پرداخت مشتری بایستی تمیز، خوانا و ساده به نظر برسد. یک فاکتور حرفه‌ای همیشه باید شامل موارد زیر باشد:
- اطلاعات تماس فروشنده
- اطلاعات تماس مشتری
- شناسه فاکتور یا شماره فاکتور
- شرایط و مهلت پرداخت
- فهرستی از خدمات ارائه شده
- مبلغ فاکتور
شناسه فاکتور چیست؟
شناسه فاکتور که به آن شماره فاکتور نیز گفته می‌شود ، شماره منحصر به فردی است که به هر فاکتور اختصاص داده می‌شود. شماره فاکتور عنصر بسیار مهمی در یک فاکتور است زیرا امکان می‌دهد تا به راحتی تراکنش‌های فردی مشتریان را شناسایی و به آنها ارجاع دهید.شناسه فاکتور می‌تواند شامل اعداد و حروف باشد. در حالی که لزوماً نیازی به شماره گذاری متوالی نیست، باید یک سیستم شناسه ثابت ایجاد و اطمینان حاصل کنید که شماره فاکتور را بیش از یک بار اختصاص نمی‌دهید.
نحوه تخصیص شماره فاکتور
روش‌های مختلفی وجود دارد که کسب و کارها می‌توانند برای تخصیص شماره فاکتور اتخاذ کنند. در ادامه چند روش متداول برای تخصیص شماره فاکتور ارائه شده است:
1) روش ترتیبی
این روش ساده‌ترین راه برای تخصیص شماره فاکتور است و روش پیش فرضی است که توسط اکثر نرم افزارهای صورتحساب مبتنی بر ابر استفاده می‌شود. برای تخصیص شماره فاکتورهای متوالی ، باید با یک عدد شروع کنید (معمولاً 1) و به فاکتورهای بعدی شماره‌های بعدی را به ترتیب اختصاص دهید. مثلا:
فاکتور شماره 001
فاکتور شماره 002
فاکتور شماره 003
شماره‌های ترتیبی این اطمینان را می‌دهند که هرگز شناسه‌های تکراری اختصاص نمی‌دهید.
2) براساس تاریخ صدور
برای تخصیص شماره فاکتور با استفاده از روش زمانی ، همه فاکتورها بر اساس تاریخ ایجاد صادر می‌شوند. بنابراین در اولین سری از اعداد شناسه فاکتور همیشه به تاریخ صدور اشاره می‌شود. پس از تاریخ ، شماره منحصر به فرد اختصاص داده شده به آن فاکتور درج می شود. می‌توانید از هر فرمت تاریخی که دوست دارید استفاده کنید. به عنوان مثال ، اگر فاکتوری در 30 اردیبهشت ماه 1401 صادر شود و شماره فاکتور منحصر به فرد این فاکتور 0022 باشد، می‌توانید این شماره را به فاکتور اختصاص دهید: 0022-30-02-1401
3) براساس شناسه مشتری
برخی از کسب و کارها برای هر یک از مشتریان خود شناسه منحصر به فردی را اختصاص می‌دهند و می‌توان از این شناسه مشتری برای اختصاص شماره فاکتور استفاده کرد. فرآیند تخصیص شماره فاکتور بر اساس شناسه مشتری مشابه فرآیند شماره گذاری براساس تاریخ است. شماره فاکتور با شناسه مشتری شروع می‌شود و سپس یک شماره منحصر به فرد به دنبال خواهد داشت. به عنوان مثال ، اگر به مشتری خود شناسه 490 اختصاص داده‌اید و شماره منحصر به فردی که استفاده می کنید 004 است ، شماره فاکتور اختصاص داده شده به این صورت خواهد بود: 004-490
4) براساس شناسه پروژه
اگر کسب و کار شما همزمان روی تعدادی پروژه کار می‌کند و از مشتریان بر اساس پروژه صورتحساب می‌گیرید، می‌توانید شماره فاکتور را بر اساس شناسه پروژه اختصاص دهید. این روش در صنعت ساختمان سازی رایج است. برای تخصیص شماره فاکتور بر اساس شناسه پروژه ، قسمت اول شماره فاکتور شما به شناسه پروژه و قسمت دوم یک شماره ترتیبی برای تمایز بین فاکتورهای مختلف صادر شده برای این پروژه خاص خواهد بود. به عنوان مثال ، اگر برای پروژه 6221 خود یک فاکتور ایجاد می‌کنید، می‌توانید اولین شماره فاکتور خود برای این پروژه را بصورت 001-6221 اختصاص دهید.
استفاده از اکسل برای ایجاد و صدور یک سند حرفه ای برای خدماتی که به مشتری انجام داده اید ، یکی از محبوب‌ترین روش‌ها است.
می‌توانید فاکتور خود را در اکسل ایجاد کنیدو یا از یک برنامه تحت اکسل صدور فاکتور استفاده کنید.
اگر می‌خواهید با برنامه پیشرفته‌تری کار کنید ، می‌توانید برنامه تحت اکسل صدور فاکتور maker Invoice برا تهیه کنید.
دریافت برنامه
با این برنامه می‌توانید صورتحساب‌های خود را در عرض چند دقیقه آماده کنید. ابتدا باید پایگاه داده مشتری ، محصولات و یا خدمات خود را تکمیل کنید. سپس تنها باید جزئیاتی را پر کنید که می‌تواند از یک فاکتور به فاکتور دیگر یا از مشتری به مشتری دیگر متفاوت باشد.
فواید استفاده از این برنامه
- کاربر پسند و با ساختار حرفه‌ای: صدور یک فاکتور تجاری زیبا و مرتب وجهه شرکت شما را بهبود می‌بخشد. همچنین شامل تمام عناصر لازم است تا چیزی را فراموش نکنید.
- صرفه جویی در زمان ایجاد فاکتورهای جدید: این ابزار دارای یک بخش پایگاه داده جداگانه است که به شما امکان می‌دهد به جای ایجاد ورودی در هر صدور فاکتور ، تنها "انتخاب" کنید. علاوه بر این، تنها بخش پایگاه داده خود را به روز نگه می‌دارید و فاکتورهای جدید را در عرض چند ثانیه صادر می‌کنید.
- فاکتورهای گذشته خود را ثبت کنید: آیا تا به حال فکر کرده‌اید قیمتی که برای مشتری صادر کرده‌اید چقدر بوده است؟ در این برنامه فاکتور صادر شده بصورت خودکار برای استفاده های آتی ذخیره می‌شود ، به جای مرور چندین سند، کافی است با یک کلیک فاکتور مورد نظر را فراخوانی کنید.
برخی از ویژگی‌های این برنامه
- تکمیل آسان
- ثبت کالا تا 16ردیف
- ذخیره اطلاعات مشتریان و کالاها
- امکان ثبت تخفیف برای هر ردیف
- امکان اعمال نرخ مالیات
- جلوگیری از ثبت محصولات تکراری در ستون شرح کالا و خدمات فاکتور
- امکان چاپ وگرفتن خروجی با فرمت PDF و ذخیره خودکار آن در پوشه Documents سیستم
- فراخوانی فاکتورهای صادر شده پیشین و چاپ آنها
- امکان درج یادداشتو توضیحات در فاکتور
- بدون نیاز به نصب برنامه اضافی